BOOKING

Privatlivspolitik

Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger for Hotel Ritz:

Hotel Ritz, CVR nr. 35 41 15 42

1. Dataansvarlig

Hotel Ritz er dataansvarlig.

Bangårdpladsen 12, 8000 Aarhus C; ls@hotelritz.dk
 

Hotel Ritz håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning. Hotel Ritz indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Hotel Ritz’s serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Hotel Ritz, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Hotel Ritz.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Hotel Ritz afgiver til Hotel Ritz i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Hotel Ritz.
 

2. Hotel Ritz indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Hotel Ritz på følgende vis:

  • Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Hotel Ritz serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Hotel Ritz.
  • Fra B2B marked.
  • Gennem browser cookies og web beacons.
  • I forbindelse med brug af Hotel Ritz´s digitale ydelser.
  • Ved deltagelse i Hotel Ritz kunde/loyalitetsprogrammer og ved abonnement på Hotel Ritz’ nyhedsbrev.
  • Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
  • Når leverandører indgår aftaler med Hotel Ritz eller afgiver tilbud til Hotel Ritz.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

 

3. Oplysninger som Hotel Ritz indsamler

Hotel Ritz indsamler følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke-personfølsomme oplysninger.
  • Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
  • Demografiske oplysninger.
  • Købshistorik herunder også brugen af Hotel Ritz apps og/eller andre digitale serviceydelser.
  • Brugen af Hotel Ritz’ kunde/loyalitetsprogrammer.
  • Oplysninger fra Hotel Ritz’ kundeundersøgelser.
  • Oplysninger fra eventuelle afholdte konkurrencer
  • Oplysninger fra Hotel Ritz’ sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Hotel Ritz.
  • Browserinformationer.
  • Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
  • Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde leverandør kan frivilligt og efter eget valg give Hotel Ritz’ yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Hotel Ritz’ betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • Særlige fødevarepræferencer
  • Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Hotel Ritz dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som Hotel Ritz modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Hotel Ritz i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Hotel Ritz har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Ritz’s vilkår og betingelser samt Hotel Ritz´s persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
 

4. Betaling med betalingskort  

Hotel Ritz anvender DIBS www.dibs.dk (Nets),til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort.  DIBS og Hotel Ritz er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk). 

Ved bestillinger og bookinger gemmer Hotel Ritz de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen. 
 

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Hotel Ritz indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning eller køb/salg af produkter eller ydelser. Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Hotel Ritz indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

  • Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Hotel Ritz serviceydelser.
  • Behandling af leverandørers tilbud om samt salg af produkter og ydelser
  • Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
  • Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
  • Forbedring og udvikling af Hotel Ritz’ serviceydelser.
  • Tilpasning af Hotel Ritz markedsføring og øvrige kommunikation.
  • Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
  • Tilpasning af Hotel Ritz’ samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
  • Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Hotel Ritz, herunder eventuel deltagelse i Hotel Ritz’ kunde/loyalitetsprogram.
  • Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.
     

6. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen

Hotel Ritz vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Hotel Ritz, som en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Hotel Ritz behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Hotel Ritz’ behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Hotel Ritz forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Hotel Ritz og kvaliteten af Hotel Ritz’ serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Hotel Ritz oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Hotel Ritz alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, helbred etc.

I nogle situationer modtager Hotel Ritz personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Ritz’ vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

Hotel Ritz er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højst to år. 

 

7. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

  • En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Hotel Ritz behandler om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Hotel Ritz har om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som Hotel Ritz har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Hotel Ritz ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Hotel Ritz ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som Hotel Ritz har om den registrerede, er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Hotel Ritz. Dette gælder ikke for oplysninger, som Hotel Ritz er lovmæssigt forpligtede til at gemme, jf. afsnit ovenfor.

Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Hotel Ritz om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Hotel Ritz er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Hotel Ritz, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Hotel Ritz

Skriftlig anmodning sendes til Hotel Ritz, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1

Hotel Ritz vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Hotel Ritz vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Hotel Ritz vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Hotel Ritz tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse, som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system), som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger eller i andre situationer, hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

 

Sikkerhed og deling af personoplysninger

Hotel Ritz beskytter den registreredes personoplysninger og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Hotel Ritz, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil.Hotel Ritz kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

Hotel Ritz tager løbende backup de registrerede personoplysninger.I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Hotel Ritz underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt

Hotel Ritz sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Hotel Ritz benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.Hotel Ritz indgår løbende databehandleraftaler med alle Hotel Ritz’ leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler Hotel Ritz udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc. Dette sker enten ved overbooking på hotellerne eller f.eks. på gæstens anmodning om booking af en restaurant.

Hotel Ritz deler og videregiver endvidere de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til søstervirksomheder. Formålet med denne deling er, at kunne give gæsten/kunden den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i Hotel Ritz koncernen gæsten/kunden benytter sig af.

Hotel Ritz er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

Hotel Ritz sletter dine personoplysninger, når Hotel Ritz’ lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Som hovedregel gemmes finansielle data i 5 år og øvrige data i 2 år fra sidste besøg.

 

10. Cookies

Hotel Ritz anvender cookies. Yderligere oplysning om Hotel Ritz cookiepolitik kan indhentes her: https://www.hotelritz.dk/privatlivspolitik-cookies/

 

11. Klage

Klage over Hotel Ritz behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200 - E-MAIL dt@datatilsynet.dk

 

12. Opdatering

Dette dokument vil løbende blive opdateret.